(趣旨)

第1条　この規程は、文書(電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。以下同じ。)の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は、すべて正確かつ迅速に取扱い、常に整備して事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

(文書管理)

第3条　文書に関する情報管理は、文書管理システム(電子計算機を利用し、文書の収受、起案、決裁、施行、保存及び廃棄に関する情報管理を行うシステムをいう。以下同じ。)により行うことを原則とする。

(文書主任及び取扱者)

第4条　文書事務の適正、円滑な処理をはかるため、各課の庶務を担当する係に文書主任1人をおき、係長をもってあてる。ただし、特に課等の長が必要と認めたときは他の者を指定できる。

(文書の種別)

第5条　文書の種別はおおむね次のとおりとする。

(文書分類基準表)

第6条　すべての文書は、別に定める文書分類基準表(以下「分類表」という。)により分類、整理、保管するものとする。

(文書の記号及び番号)

第7条　文書には次の各号により記号及び番号をつけなければならない。ただし、臨時の組織において用いる記号は、総務課長と協議して定めなければならない。

(文書処理の年度)

第8条　文書の処理に関する年度は、4月1日から翌年の3月31日までとする。ただし、議案、法規文書、公示文書は暦年とする。

(到達文書等の収受)

第9条　到達した文書は、総務課総務係において収受するものとする。

(収受した文書等の受付、分類)

第10条　収受した文書は、総務課総務係において次の各号の方法により受付し、分類しなければならない。

(村長及び副村長の閲覧)

第11条　収受した文書のうち重要または異例にわたると認められるものは、所管課に配付するに先立ち村長及び副村長の閲覧に供さなければならない。

(文書の配付)

第12条　収受した文書は、所管課長に配付しなければならない。ただし、所管課長不在のときは文書主任に配付するものとする。

(配付文書の照合)

第13条　配付を受けた文書のうち、他課に配付すべきものと認められる文書、又は物品の配付を受けた課等の長は、速やかに当該文書又は物品を総務係に返付するとともに、総務係は、その旨を記入したうえ、更に配付の手続を取らなければならない。

(配付文書の処理)

第14条　課等の長は、配付を受けた文書を査閲し、自ら処理するもののほか処理方針等、指示する必要のあるものについては、これを指示し事務を主管する係長(以下「所管係長」という。)に配付して処理させなければならない。ただし、重要又は異例の文書については、その処理に先立ち、村長又は副村長の閲覧に付し、その指示を受けなければならない。

(起案)

第15条　文書の起案は、文書管理システムを用い、平易簡明に行わなければならない。ただし、回議及び合議を受ける者が文書管理システムを利用できない場合その他課等の長が特に必要と認める場合は、文書管理システムから起案用紙(様式第4号)を用いて起案することができる。

(起案用紙を用いないもの)

第16条　前条第1項の規定にかかわらず、次の各号の一つに該当する場合においては、起案用紙を用いないで処理することができる。

(重要事案の起案)

第17条　起案者は、重要又は異例な事案について起案しようとするときは、あらかじめ上司の指示を得て起案しなければならない。

(審査)

第18条　起案する文書は、適正な処理の決定をするため、決裁前に所管係長及び所管課長の審査を受けなければならない。

(合議)

第19条　文書事案が他課に関係するものは、課等の長の審査を経たのち、それぞれ関係する課に合議しなければならない。

(合議の方法)

第20条　合議の方法は、会議式による合議及び回覧式による合議とする。ただし、特に緊急を要する文書、機密その他重要な文書は、内容を説明できる職員が持ち回り合議することができる。

(合議の同意、不同意及び異議)

第21条　合議を受けた関係課において、異議があるときは、速やかに所管課と協議し、協議が整ったときは、所管課において訂正又は再起案をする。協議が整わないときは、異議のある課において、異議要旨を所管課に通知し返付する。

(合議の省略)

第22条　合議を要する文書で、特に緊急を要し合議の暇がないときは、上司の指示を受けなければならない。この場合、合議が省略されて決裁されたときは、所管課長は、決裁後合議をしなければならない。

(例規審査委員会の審査)

第23条　法規文書(内訓を除く)は、総務課に合議し、原村例規審査委員会の審査を受けなければならない。

(決裁)

第24条　特に定めのある場合を除き、文書はすべて直属する上司の決裁を受けなければならない。

(議案の取扱い)

第25条　決裁となった議案は、総務課において議案件名簿(様式第5号)により順位番号を付し、保管するものとする。

(浄書)

第26条　原議は、所管課において浄書する。

(発信者名)

第27条　文書の発信者名は村長名を用いる。ただし、次の各号に該当する文書は、それぞれ定める発信者名を用いることができる。

(法規文書、令達文書、公示文書の施行)

第28条　村議会の議決を経た原議のうち、法規文書、令達文書及び公示文書の施行については、法規文書にあっては第7条に定めるところにより当該条例等の記号及び番号を付し総務課において、又令達文書及び公示文書にあっては総務課に合議の上発議した課において、それぞれ原村公告式条例(昭和36年条例第15号)によって公表しなければならない。

(公印及び契印)

第29条　発送する文書は、原村公印規則(昭和35年規則第39号)の定めるところにより公印を押印しなければならない。ただし、部内文書、軽易な内容の文書、又は大量におよぶ文書等については公印を省略することができる。

(文書の発送)

第30条　文書の発送方法は、郵送又は使送とし、郵送によるものは、所定の封筒を使用し、特殊な扱いを要する場合には封筒表面にそれぞれ「書留」「速達」「親展」等の表示をしなければならない。ただし、軽易な文書(公印の押印を省略したものに限る。)については、ファクシミリ又は電子メールにより送信することにより、文書の発送に代えることができる。

(総合行政ネットワークを使って送信する電磁的記録)

第31条　施行する総合行政ネットワーク文書(総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより受信又は送信される電磁的記録をいう。)には、電子署名(電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであり、かつ、当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものをいう。)を付与しなければならない。

(発送経費の報告)

第32条　総務課は文書の発送に要した費用の内容を、毎月末日現在をもって上司に報告しなければならない。

(文書の整理の原則)

第33条　文書は課を中心に常に整理して所在を明確にし、重要なものについては非常災害時に対応して臨機の措置が取れるよう適当な処置を講じておかなければならない。

(完結の確認)

第34条　完結した文書は、文書処理経過、分類及び認印等についてその完否を確かめなければならない。

(整理の手続き)

第35条　完結した文書は、第6条に規定する分類表に従い、完結年度又は完結年ごとに整理するものとする。

(編さん)

第36条　完結した文書は年度終了後、文書処理年度(法令文書及び公示文書は暦年)ごとに分類表の保存区分によって編さんしなければならない。

(文書保存年限)

第37条　文書は、その重要度に応じて保存年限を次の5種とし、分類表の保存区分に従い保存する。この場合簿冊の種別を明らかにするため第1種から第4種までのものについては、背表紙にそれぞれ次の色別によって表示する。ただし、法令等により特に定められているものはその年限とし、色別は茶色とする。

(保存文書の登録)

第38条　各課の文書主任は、第36条の規定により編さんされた保存文書の簿冊名等を文書管理システムにより登録しなければならない。

(保存)

第39条　完結した事案に係る文書で文書管理システムにより決裁を受けたものは、保存期間の経過する日まで、文書管理システムで保存するものとする。

(書庫の管理)

第40条　書庫の位置及び番号は別表第2によることとし、書庫は施錠の上、総務課長が管理する。ただし書庫番号04以下について、必要に応じ総務課長は所管課長にその管理を委任することができる。

(保存文書の閲覧)

第41条　職員が保存文書を閲覧しようとするときは、課等の長に申し出て、その承認を受けなければならない。

(廃棄)

第42条　保存年限を経過した文書は、次の各号の手続きを経て、原則として7月末に廃棄するものとする。

(村歴史資料及び図書館資料)

第43条　この規程に定めるもののほか、廃棄しようとする文書のうち、課等の長が村歴史資料及び図書館資料として必要と認めたものは総務課長と協議して、これを別に保存しなければならない。

(準用)

第44条　所管課の各出先機関等における文書の取扱いについては、この規程を準用する。ただし、この規程の定めによることができないときは、村長の承認を得てこの規程以外の方法によることができる。